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Office manager

By 05/04/2019Offres d'emploi
bloc texte job - OM

Descriptif du poste :

 

Nous recherchons un(e) assistant(e) flexible et polyvalent(e) afin d’assurer la coordination administrative, commerciale et comptable de l’agence.

En rapport direct avec les différents services de l’entreprise, la mission du candidat sera de coordonner et fournir les informations judicieuses dans le meilleur laps de temps.

 

La mission : Gestion administrative et commerciale

Sous la responsabilité de la direction, vos missions sont principalement et de façon non exhaustive :

 

1-Administrative : assistance manager

– Accueil physique et téléphonique

– Gestion des courriers

– Gestion des déplacements (billets trains avion, taxi, véhicules locations…)

– Gestion des fournitures (bureautiques, alimentaires…)

– Gestion des dossiers administratifs du personnel (Notes de frais, congés, mutuelle, médecine du travail…)

– Appel d’offre, signature, gestion, et suivis des contrats fournisseurs (télécom, internet, ménage, abonnement presse, assurances (locaux, RCP…)…

– Classements / Archivages

– Préparation de documents administratifs internes : réalisation de documents administratifs, mise en circuit de validation et suivi

 

2-Gestion  : assistance (développement) commercial

 

 

– Gestion des différentes bases de données commerciales : Saisie de données, mise à jour de différentes bases clients, prospects, partenaires, fournisseurs….

– assistance gestion de dossier d’Appel dOffre, référencement services achats (RFI), mise a jour des comptes agences sur les plateformes client (procurement)

 

3- Comptabilité : assistance pour cabinet externe

 

– Gestion des devis et factures clients et fournisseurs

– Établissent factures sur Bon de Livraison

– Tenu et suivi des comptes clients, relance factures clients, bons de commandes etc.

– Tenir et établir les documents comptables (en lien avec le cabinet comptable)

– Tenir Tableau de Bord (CA, achats, TVA etc.)

– Suivi de la facturation, gestion des recouvrements/lettrages

– Paiement des factures fournisseur, impôt et taxes

– SC : établissement des factures de loyers, règlement factures syndic,relations avec syndic…

Compétences requises :

 

BAC +2 minimum avec expérience

 

 

Informatique :

– Connaissance des logiciels : Excel, Word, Power Point, file maker pro (option), logiciel compta (à confirmer)

Qualités pour le poste :

– Bonne organisation / Dynamique / Autonome

– Avoir un bon sens de l’écoute

– Rigueur, sérieux, fiabilité, curiosité

– Aisance relationnelle

– Bonne présentation

– Discrétion

– Bonne Orthographe

– Maturité et de responsabilité

 

 

Timing
Temps partiel / temps plein

 

Contrat

 

CDD/CDI (selon profil)

 

Votre nom et prénom(obligatoire)

La référence de l'annonce (obligatoire)

Votre email (obligatoire)

Sujet (obligatoire)

Votre CV (PDF, Word) :

Votre message